Kalendár a objednávanie

Obrazovka, na ktorej stráviš najviac času.

Zväčšiť

Pohľady

Deň, týždeň a „len moje". Prepínajú sa hore, alebo cez ⌘K → „dnešný deň", „týždenný pohľad", „moje termíny".

Stĺpce sú terapeuti alebo ambulancie — podľa toho, čo práve riešiš. Recepcia väčšinou pozerá na ľudí, pri obsadenosti miestností sa oplatí prepnúť na ambulancie.

Objednanie termínu

Klikni do voľného miesta v kalendári. Vyber klienta, službu a terapeuta.

Klienta hľadáš písaním — stačí časť mena, telefónu alebo e-mailu, diakritiku netreba. Ak v kartotéke ešte nie je, založíš ho priamo z dialógu.

Presun a predĺženie

Termín chytíš myšou a presunieš. Za spodnú hranu ho potiahneš a zmeníš dĺžku.

Keď je nový čas obsadený, presun neprejde a systém ti povie prečo. Termín zostane tam, kde bol — nikdy sa nestane, že by ti zmizol.

Stavy termínu

Neprišiel sa oplatí označovať dôsledne. Bez toho nevieš, koľko ťa no-show stojí, a v Prehľadoch to nemá z čoho počítať.

Neuzavreté termíny

Termín, ktorý prebehol, treba uzavrieť — povedať, čo sa stalo. Kým sa to nestane, systém o návšteve nevie nič: nedá sa z nej vystaviť doklad, nezaráta sa do výkonov a v štatistikách chýba. Nie je to poriadkumilovnosť, je to diera v tržbách.

Zabúda sa na to systematicky. Terapeut zapisuje medzi klientmi a posledný termín dňa doplatí na to, že po ňom už nikto neprišiel.

V kalendári to vidno na prvý pohľad:

• čo je za nami a vybavené, zosvetlie — v týždennom pohľade je väčšina plochy minulosť a v plnej sýtosti odvádza pozornosť od dneška
• čo prebehlo a nikto to neuzavrel, sa naopak zvýrazní oranžovým rámom a výkričníkom

Deň po terapii ešte pokoj — zapisuje sa na konci dňa, občas až ráno. Až potom sa termín začne rátať za neuzavretý.

Nájdeš ich v Termínoch pod stavom „Neuzavreté", alebo na rozcestníku, keď niečo visí. Uzavrieť sa dá priamo odtiaľ, po jednom aj hromadne: označíš riadky a klikneš Vybavené alebo Neprišiel. Keď je toho viac než sa zmestí na obrazovku, dá sa vziať všetko naraz, nielen zobrazené.

Hromadné uzavretie robí presne to isté ako uzavretie v kalendári — minie permanentku, zapíše históriu a môže poslať dotazník. Preto sa aj naň systém opýta a povie počet.

Po týždni príde terapeutovi e-mail s tým, koľko mu toho visí. Jeden denne, nie jeden za termín. Vypnúť sa dá v Nastavenia → Komunikácia.

Termíny ako zoznam

Kalendár odpovedá na „čo mám dnes". Na „kedy tu bol naposledy pán Novák", „čo sme minulý mesiac neuzavreli" alebo „koľko bolo neúčastí v Ružinove" sa v ňom listovať nedá — to sú otázky do zoznamu.

V bočnom menu je preto hneď pod kalendárom položka Termíny. Sú to tie isté termíny, len ako mriežka, v ktorej sa dá filtrovať podľa obdobia, stavu, kliniky, terapeuta, služby aj mena klienta.

Filter je celý v adrese, takže sa odkaz na „neuzavreté za august u Novákovej" dá poslať kolegyni alebo odložiť do záložiek.

Vidíš v ňom presne to, čo v kalendári — nič viac. Termín kolegu, ktorého klienta vidieť nemáš, je aj tu len „Obsadené". Rozhoduje o tom to isté nastavenie (Tím, role a práva), nie samostatné pravidlo pre zoznam.

Ak na kolegov vidíš, máš navyše prepínač Len moje — najčastejšia otázka je aj tak „čo mám ja" a nemá sa hľadať vo výbere s dvadsiatimi menami.

Blokovaný čas

Školenie, obed, servis prístroja — všetko, čo nie je klient. Založíš to ako termín bez klienta. Z voľných časov sa to odpočíta rovnako ako terapia.

Opakované termíny

Pri objednávaní zapni opakovanie a zadaj, ako často a koľkokrát. Vznikne séria samostatných termínov.

Zmena jedného termínu nemení ostatné. Keď si klient presunie jednu stredu, zvyšok cyklu zostane, kde bol — to je bežnejší prípad než presun celej série.

Čakacia listina

Keď klient chce termín, ktorý je obsadený, zapíš ho na čakaciu listinu s oknom, ktoré mu vyhovuje.

Keď sa v tom okne niečo uvoľní, systém rozošle ponuku. Kto klikne prvý, ten má termín — a systém pritom nedovolí, aby ho dostali dvaja.

Farby

Termíny sa dajú farbiť podľa služby alebo podľa terapeuta. Prepína sa to v nastavení kalendára. Pri jednom terapeutovi dávajú zmysel služby, pri väčšom tíme ľudia.

Kontraindikácie

Ak má klient v karte zapísanú kontraindikáciu, je vidieť na termíne aj v karte hore. Nie je to poznámka schovaná v zápise — je to varovanie, ktoré má terapeut uvidieť pred terapiou.

Súvisiace

• Objednávanie cez web — nech sa klienti objednávajú sami
• Pripomienky a správy klientom