Prvé kroky

Nastavenie pracoviska od nuly. Trvá to zhruba pol hodiny a väčšinu z toho už potom nikdy nemusíš otvoriť.

1. Kliniky a ambulancie

Klinika je adresa, na ktorej ordinuješ. Ambulancia je miestnosť v nej.

Toto rozdelenie nie je formalita: ambulancia je zdroj, ktorý sa dá obsadiť. Keď máš dvoch terapeutov a jednu miestnosť, systém nedovolí objednať oboch naraz — a to je presne ten prípad, ktorý sa v Exceli nedá ustrážiť.

Nájdeš to v Nastavenia → Kliniky. Každá klinika má svoju časovú zónu, takže ak pôsobíš v SK aj CZ, letný čas ti nič neposunie.

2. Služby

Nastavenia → Služby. Pri každej službe nastav:

• dĺžku — koľko trvá,
• cenu,
• prípravu pred a po (buffer) — čas na prezlečenie, vyvetranie, zápis. Do kalendára sa nezobrazí ako termín, ale voľné časy o neho posunie,
• kto ju robí — službu ponúkajú len terapeuti, ktorých k nej priradíš,
• či ju vidno pri online objednávaní.

Buffer sa oplatí nastaviť hneď. Bez neho si klienti naklikajú termíny tesne za sebou a terapeut nemá kedy napísať zápis.

3. Tím

Nastavenia → Tím → Pozvať. Zadáš e-mail a rolu, kolegovi príde pozvánka s odkazom, kde si nastaví heslo. Ty jeho heslo nikdy nevidíš a nastaviť mu ho nevieš — to je zámer.

Role sú popísané v článku Tím, role a práva.

Po prijatí pozvánky každému prirad kliniky, na ktorých pracuje. Terapeut uvidí len kartotéku a kalendár tých svojich.

4. Pracovný čas

Nastavenia → Tím → detail človeka → Pracovný čas. Zadaj, kedy ordinuje a na ktorej klinike.

Z tohto sa počítajú voľné termíny. Bez pracovného času systém nemá z čoho ponúkať a klient uvidí, že voľno nie je nikdy.

Dovolenky a neprítomnosti sa zadávajú tam istým spôsobom a z dostupnosti sa odpočítajú.

5. Klienti

Buď ich prenesieš z pôvodného systému — viď Prenos z iného systému — alebo ich zakladáš priebežne cez Klienti → Nový.

Zvládne to aj ⌘K → „nový klient".

6. Pripomienky

Nastavenia → Komunikácia. Zapni pripomienku 24 hodín a 2 hodiny pred termínom. Je to jediná vec z tohto zoznamu, ktorá ti vráti peniaze hneď — klient, ktorý nezabudne, je klient, ktorý príde.

Podrobne v článku Pripomienky a správy klientom.

Ešte pred ostrým behom

• Nastav si údaje pracoviska (Nastavenia → Pracovisko): názov, IČO, DIČ, adresu, logo a farbu. Objaví sa to na faktúrach aj v e-mailoch.
• Nastav číselné rady dokladov — viď Faktúry, účtenky a platby.
• Zapni si dvojfaktorové overenie (Môj účet). Držíš zdravotnú dokumentáciu; samotné heslo je málo.